القيود

القيد إدخال واحد في دفتر الأستاذ: مجموعة بنود متوازنة، مُرحَّلة إلى فترة. ومعظم القيود يُنشئها النظام نيابةً عنك؛ وقليل منها يُكتب يدويًا.

ما يحمله القيد

المصادر

والمصدر يخبرك فورًا هل يمكن تفسير القيد بالإشارة إلى مستند. أما القيود اليدوية فلا — ولهذا تستحق التدقيق.

بنود القيد

مبلغان على كل بند

كل بند يحمل مبلغ المعاملة بعملتها والمبلغ الوظيفي بعملة الدفاتر. فمقبوض بالدولار في كيان يُعدّ تقاريره بالجنيه هو بند واحد يحمل الرقمين.

وهذا ما يتيح للدفتر نفسه أن يُقرِّر بالعملة الوظيفية ويُظهر للعميل ما فُوتر به فعلًا. ويعني أيضًا أن سعر الصرف المستخدم يُثبَّت وقت الترحيل — راجع أسعار الصرف.

الأبعاد

تحمل القيود أبعادًا: سمات مفتاح–قيمة للتحليل — الفرع، والخط التجاري، ومركز التكلفة، والسفينة.

استخدم الأبعاد بدل تكثير الحسابات. فالتكلفة حسب الفرع سؤال أبعاد، والإجابة عنه بحساب لكل فرع تضاعف الشجرة حتى لا يستطيع أحد التنقل فيها. راجع شجرة الحسابات.

القيود اليدوية

القيود ← جديد ينشئ قيدًا يدويًا. واستخداماته المشروعة ضيّقة:

• الاستحقاقات والمصروفات المقدَّمة في نهاية الفترة؛
• التصحيحات التي لا يمكن إجراؤها بعكس المستند المصدر؛
• الأرصدة الافتتاحية؛
• التسويات المتفق عليها مع المراجعين.

وما عدا ذلك ينبغي أن يأتي من المعاملة التي سبّبته. فالقيد اليدوي لتسجيل تحصيل من عميل يفقد الصلة بالفاتورة، ولا يُقفل المدين.

قواعد القيود اليدوية

1. اكتب وصفًا سيكون مفهومًا بعد سنة. و«تعديل» ليست وصفًا. قل ماذا ولماذا.
2. رحّل إلى الفترة الصحيحة، وليست بالضرورة الحالية.
3. وازنه. فمجموع المدين يجب أن يساوي مجموع الدائن.
4. استخدم الأبعاد حتى يظهر القيد في التحليل نفسه مع كل شيء آخر.
5. احتفظ بالمستند — فالقيد اليدوي بلا ورقة عمل مساندة أول ما يسأل عنه المراجع.

العرض والاستعلام

يمكن عرض قائمة القيود كقيود أو كـبنود، وهناك عرض رصيد حساب أستاذ لحساب واحد. والعمل على مستوى البنود هو المطلوب عادةً عند التحقيق: فهو المستوى الذي يظهر فيه الحساب والمبلغ والقاعدة معًا.

التصحيحات

صحّح قيدًا خاطئًا بترحيل قيد عكسي، لا بتعديل السجل. فالقيد المعدَّل يكسر الصلة بين الدفتر والمستندات وراءه، وأثر المراجعة هو سبب الوثوق بالدفتر أصلًا.

الترحيلات التلقائية

معظم القيود تصل عبر قواعد الترحيل، التي تحوّل حدثًا تجاريًا — فاتورة صدرت، شيك ارتدّ — إلى بنود متوازنة. وفهمها هو ما يفسّر من أين جاء أي قيد تلقائي. راجع قواعد الترحيل.

آخر تحديث ١٠ أغسطس ٢٠٢٦