شجرة الحسابات

شجرة الحسابات هي البنية التي يُرحَّل إليها دفتر الأستاذ. فكل بند قيد يذكر حساب أستاذ، وبالتالي تحدد الشجرة ما تستطيع قوائمك المالية قوله.

أنواع حسابات الأستاذ

نوع الحساب يصنّف الحسابات، والأهم أنه يحدد طبيعة رصيدها:

طبيعة الرصيد هي الجانب المتوقع أن يقف عليه الحساب. فالأصول والمصروفات مدينة بطبيعتها؛ والالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات دائنة. وهذا ليس شكليًا — بل يحدد كيف تُعرض الأرصدة وهل يُوسَم الحساب الظاهر بالعكس كغير معتاد.

وضبط طبيعة الرصيد خطأً على نوع يقلب إشارة كل حساب من ذلك النوع. والخطأ الأشيع حساب مقابل — مردود مصروف أو تخفيض إيراد — يُصنَّف كأنه مصروف أو إيراد عادي. اضبط النوع مما يفعله الحساب فعلًا، لا من موضعه في التقرير.

حسابات الأستاذ

القابل للترحيل مقابل الحساب التجميعي

علامة قابل للترحيل أهم مفتاح على الحساب.

• الحسابات القابلة للترحيل تستقبل بنود القيود.
• الحسابات غير القابلة عناوين تجميعية — وُجدت لتجميع الأبناء وحمل مجموعهم.

لا تجعل حسابًا أبًا قابلًا للترحيل أبدًا. فالحساب الذي له أبناء ويستقبل ترحيلات معًا يُنتج مجموعًا ليس مجموع أبنائه ولا رصيده هو، وكل تقرير مبني عليه خاطئ بدقة. رحّل إلى الأوراق، وجمّع عند الفروع.

التسلسل

تكوّن الحسابات شجرة عبر الأصل، ويسجّل المسار الموضع. صمّمها بحيث تنتج القائمة التي تريدها من البنية نفسها. عميقة بما يكفي للإجابة على الأسئلة؛ وضحلة بما يكفي ليجد الناس حسابًا. وأربعة أو خمسة مستويات تكفي عادةً.

الحسابات متعددة العملات

الحساب إما مثبَّت على عملة واحدة أو موسوم متعدد العملات. والحسابات متعددة العملات تحمل أرصدة بعدة عملات في آن.

الحساب متعدد العملات لا يصلح لحساب بنكي ولا لحساب خزينة. ومحاولة ذلك تُرفض بـ "GL account cannot be multi-currency when used for a bank or treasury account". فكل بنك وكل موقع نقدي يحتاج حساب أستاذ أحادي العملة خاصًا به — والبنك العامل بعملتين هو حسابان بنكيان، لكلٍّ حسابه، لا حساب واحد متعدد العملات.

وحيث يُستخدم حساب متعدد العملات فعلًا — لعميل مثلًا — يجب توفير عملة على السجل المستخدم له، وإلا حصلت على "Currency is required when the GL Account is multi-currency". فتعدد العملات يعني «الحساب يقبل عدة عملات»، لا «العملة اختيارية».

وبنود القيود تسجّل مبلغ المعاملة بعملتها والمبلغ الوظيفي بعملة الدفاتر، فيمكن التقرير عن الحساب متعدد العملات بأيٍّ منهما — راجع القيود.

الحسابات تُحجز واحدًا لواحد

يمكن لحساب الأستاذ أن يدعم حسابًا بنكيًا واحدًا أو حساب خزينة واحدًا، لا الاثنين ولا اثنين من أيٍّ منهما. والرفض صريح — "GL account is already used by a bank account", "...by a treasury account" — والحساب المرتبط بأحدهما لا يقبل التعديل أصلًا: "Cannot update a GL account linked to a bank account".

خطّط لذلك. فإصلاح حساب مشترك إلى حسابين منفصلين بعد وجود معاملات يعني إعادة تصنيف السجل.

حسابات مرتبطة بأشياء أخرى

يمكن ربط حساب الأستاذ بـ:

• حساب بنكي — راجع البنوك والخزينة والشيكات؛
• حساب خزينة — موقع نقدي؛
• مورّد أو أكثر.

وهذه الروابط هي ما يتيح تحديد الترحيلات تلقائيًا. فقاعدة الترحيل تستطيع قول «حساب الأستاذ الخاص بالحساب البنكي» بدل تسمية حساب بعينه، فتخدم قاعدة واحدة كل البنوك — راجع قواعد الترحيل.

تعطيل حساب

اجعل الحساب غير نشط بدل حذفه. فبنود القيود التاريخية تشير إليه ويجب أن تبقى مقروءة؛ والحساب غير النشط يتوقف ببساطة عن العرض للترحيلات الجديدة.

وقبل التعطيل، تحقّق أن الرصيد صفر. فالحساب غير النشط برصيد رقم غادر تقاريرك بهدوء.

تصميم شجرة الحسابات

• ابدأ من القوائم التي يجب أن تنتجها، القانونية والإدارية، واعمل رجوعًا.
• لا ترمّز الأبعاد كحسابات. فإن أردت التكلفة حسب الفرع أو الخط التجاري، فاستخدم أبعاد القيود بدل حساب لكل فرع. فالشجرة التي تضرب كل التوليفات تصير غير صالحة للاستخدام خلال سنة.
• اترك فجوات في الترقيم. فالحسابات تُدرَج بينها.
• مسؤول واحد. فالشجرة التي يستطيع الجميع توسيعها شجرة لا يستطيع أحد التقرير منها.

آخر تحديث ١٠ أغسطس ٢٠٢٦