الشركات

الشركة طرف تتعامل معه فعلًا. عروض الأسعار والشحنات والفواتير كلها تشير إلى واحدة. وتصل الشركات إما بتأهيل عميل محتمل — راجع العمل مع العملاء المحتملين — أو بإنشائها مباشرة.

السجل

الهوية

الشروط التجارية — وهذه تحرّك ما يحدث لاحقًا في الفوترة والمالية:

التصنيف والتقسيم

الوسوم والنشاط كلاهما يقترح من الموجود. استخدم الاقتراح بدل كتابة ما يقاربه — فـreefer وReefer يصيران تسميتين مختلفتين ولا يجد أيٌّ منهما الآخر.

الأرصدة في صفحة التفاصيل

تعرض صفحة الشركة ثلاثة أرقام يسهل الخلط بينها:

الرصيد المتاح هو ما ينبغي مراجعته قبل قبول حجز كبير بالآجل. والعميل الذي بلغ حدّه ليس محظورًا من شاشة إدارة العملاء؛ فالقرار تجاري، والرقم معروض لتتخذه عن وعي.

إرفاق المستندات

تحمل الشركات مستندات مرفقة: الرخصة التجارية، والشهادة الضريبية، واتفاقية الأسعار الموقّعة، وطلب الائتمان. ارفعها وأزلها من سجل الشركة. والاحتفاظ بالرخصة والشهادة الضريبية هنا يوفّر على فريق المالية مطاردتها وقت الفوترة.

العناوين

يمكن للشركة أن تحمل عدة عناوين — المقر المسجّل، وعنوان الفوترة، والمستودع، ونقطة التسليم. لكل منها الشارع ورقمه والمدينة والمحافظة والرمز البريدي وسطر العنوان والدولة. تُدار من تبويب العناوين في الشركة.

جهات الاتصال

الأشخاص داخل الشركة هم جهات الاتصال، ويُحفظون منفصلين حتى تحمل الشركة الواحدة عدة أشخاص دون تكرار سجلها. راجع جهات الاتصال.

ملفات العملاء

حيث تتعامل شركة واحدة بأكثر من ترتيب — عقود مختلفة، أو أقسام مختلفة — يكون كل ترتيب ملف عميل. راجع ملفات العملاء.

الأنشطة والملاحظات

الزيارات والمكالمات والملاحظات الداخلية تُرفق بالشركة. راجع الأنشطة والملاحظات.

استيراد الشركات من ملف

قائمة الشركات تدعم الاستيراد من Excel، بمطابقة عناوين الأعمدة كما في العملاء المحتملين. استورد دفعة صغيرة أولًا وراجع النتيجة قبل تحميل الملف كله — فالعناوين غير المطابقة تصل فارغة بدل أن تُظهر خطأ.

ما يجب أن يكون فريدًا

الرقم الضريبي والبريد ورقم الهاتف كلٌّ منها فريد بين الشركات. والرفض على أيٍّ منها يعني أن الطرف مسجّل بالفعل — ابحث قبل إنشاء سجل ثانٍ، لأن الشركة المكررة تشتّت عروض أسعار الحساب وشحناته وفواتيره بلا رجعة، ولن يخبرك تقرير بأن ذلك حدث.

وحيث توجد علاقة ثانية حقيقية مع الكيان القانوني نفسه، فالحل ملف عميل لا شركة ثانية.

التعطيل بدل الحذف

جعل الشركة غير نشطة أفضل من حذفها في كل الأحوال تقريبًا. يبقى السجل — عروض الأسعار والشحنات والفواتير والقيود — سليمًا وقابلًا للمراجعة، ويتوقف العميل عن الظهور كخيار حيّ في العمل اليومي.

آخر تحديث ١٠ أغسطس ٢٠٢٦