ملفات العملاء

ملف العميل ترتيب تجاري تابع لشركة. ومعظم العملاء يحتاجون واحدًا بالضبط، ويمكنك تجاهل الميزة. وتظهر فائدتها حين يحتاج عميل قانوني واحد أن يُعامَل كأكثر من علاقة تجارية.

متى تحتاجه

• عقود مختلفة. حركة استيراد العميل على اتفاقية أسعار، وحركة تصديره على أخرى.
• أقسام مختلفة. مجموعة واحدة بعدة وحدات أعمال، لكلٍّ جهات اتصاله وشروطه — وكيان قانوني واحد للفوترة.
• خطوط تجارية مختلفة تُسعَّر وتُدار منفصلة.

فإن لم ينطبق شيء من ذلك، فسجل الشركة وحده يكفي. راجع الشركات.

إنشاء ملف

من الشركة، افتح ملفات العملاء ← جديد:

سمِّ الملفات بالترتيب لا بالعميل — فاسم الشركة موجود على الأصل، وأكمي – أكمي لا يفيد أحدًا.

العقود

رابط العقد هو ما يجعل الملف أكثر من مجرد تسمية. فهو اتفاقية الأسعار التي يعتمد عليها التسعير، ومعناه أن التسعير على الملف الصحيح تسعير على الأسعار الصحيحة. وتُدار العقود نفسها في عروض الأسعار — راجع العقود والتعريفات.

جهات الاتصال على الملف

يمكن ربط جهات الاتصال بملف العميل بدل الشركة ككل، وهذا هو المقصود حين يكون مكتب الاستيراد ومكتب التصدير أشخاصًا مختلفين. راجع جهات الاتصال.

الحسابات المالية

يمكن أن يحمل الملف حسابًا ماليًا خاصًا به، فيه حد ائتماني وعملة ونوع حساب. وهكذا تدير شركة واحدة انكشافًا ائتمانيًا منفصلًا لكل ترتيب — قسم يُفوتر بالدولار بحدّه الخاص، إلى جانب آخر يُفوتر محليًا.

وحيث لا يوجد حساب على مستوى الملف، تنطبق شروط ائتمان الشركة نفسها. لا تضبط الاثنين دون أن تقرر أيهما الحاكم؛ فحدّان على العميل الواحد هو ما تبدأ منه المنازعات.

نصائح عملية

• لا تنشئ ملفات احتياطًا. كل ملف شيء إضافي يجب التسعير عليه بشكل صحيح، واختيار المشغّل للملف الخطأ يُنتج فاتورة بأسعار خاطئة.
• اجعل الأسماء واضحة. من ينشئ عرض السعر يختار من قائمة ولن يقرأ الملاحظات.
• راجع رابط العقد عند تغيّر الأسعار. الملف المشير إلى عقد العام الماضي سيسعّر بأسعار العام الماضي دون اعتراض.

آخر تحديث ١٠ أغسطس ٢٠٢٦