العمل مع العملاء المحتملين

العميل المحتمل طرف لم تتعامل معه بعد. يحمل الشخص والشركة التي يمثّلها معًا، فلا يُضطر أحد لتقسيم البيانات على سجلين قبل أن تعرف إن كان العمل جادًا.

إنشاء عميل محتمل

إدارة العملاء ← العملاء المحتملون ← إضافة.

الشخص

الشركة التي يمثّلها

بيانات التأهيل

الحالة

يكون العميل جديدًا عند إنشائه. ويصير مقبولًا تلقائيًا عند تأهيله. أما مرفوض فلمن قررت عدم متابعته — سجّل سبب الرفض، لأن من ترفضه اليوم سيسأل عنه أحدهم بعد ستة أشهر.

إسناد مندوب مبيعات

أسند مسؤولًا من داخل سجل العميل المحتمل. وهذا إجراء منفصل عن التعديل، فيمكن منحه لمدير مبيعات دون منحه حق تغيير بيانات العميل.

إرفاق المستندات

يحمل العميل المحتمل مستندات مرفقة — رخص تجارية، وملفات تعريف الشركة، واتفاقيات سرية موقّعة. ارفعها من سجله، وأزلها بالطريقة نفسها. المرفقات تخصّه وتنتقل معه.

توثيق ما جرى

كل مكالمة وزيارة ينبغي تسجيلها كنشاط، لا تركها في بريد أحدهم. راجع الأنشطة والملاحظات.

تأهيل عميل محتمل إلى شركة

زر تأهيل يحوّل العميل المحتمل إلى شركة يمكنك تسعيرها وفوترتها. وهو نقطة التسليم من المبيعات إلى التشغيل.

تُجرى فحوص قبل التحويل، ولكل منها رسالة على الشاشة:

1. اسم الشركة موجود — Company name is required to create the company.
2. الرقم الضريبي موجود — VAT Id is required to create the company — إلا إذا كان نوع العميل أجنبي، فلا يُتوقع.
3. رقم هاتف أو بريد على الأقل.
4. الرقم الضريبي غير مسجّل لشركة أخرى.

الفحص الرابع هو المفيد، والرسالة تخبرك بالبديل: "VAT ID already exists. You can add contact for the company instead."

يعني ذلك أن العميل يتعامل معك بالفعل تحت اسم آخر أو مع مندوب آخر. والتحويل سينشئ شركة مكررة ويشتّت سجل الحساب. ابحث عن الشركة القائمة وأضف هذا الشخص كـجهة اتصال عليها — راجع جهات الاتصال — أو أضف ملف عميل جديدًا إن كان ترتيبًا منفصلًا فعلًا.

كذلك البريد ورقم الهاتف فريدان: "Email already exists", "Phone number already exists". والمنطق نفسه ينطبق — التعارض يعني غالبًا أن السجل موجود.

كما يُتحقق من الدولة ومجموعة العميل وشروط الدفع وصيغة البريد وصيغة الرمز البريدي، وتذكر الرسالة الحقل الذي فشل.

بعد التحويل تصير حالة العميل المحتمل مقبولًا، ويُعطَّل زر التأهيل ويكتب عليه مقبول. والتحويل يحدث مرة واحدة؛ لا يُؤهَّل العميل مرتين.

تظهر الشركة الجديدة في إدارة العملاء ← الشركات، حيث تُملأ الشروط التجارية المهمة للتعامل — نوع السداد، والحد الائتماني، ومجموعة العميل. راجع الشركات.

استيراد العملاء المحتملين من ملف

قائمة العملاء المحتملين بها إجراء Import Excel للتحميل بالجملة. والمستورد يطابق حسب عنوان العمود، فيجب أن تتطابق العناوين تمامًا:

نصيحة عملية: استورد بضعة صفوف أولًا. فالعنوان غير المطابق لا يُبلَّغ عنه كخطأ — يصل ذلك العمود فارغًا فحسب، وتكتشف الأمر لاحقًا حين يتعذّر تأهيل عميل لغياب رقمه الضريبي.

آخر تحديث ١٠ أغسطس ٢٠٢٦