فواتير المورّدين

فاتورة المورّد مطالبة وصلتك — من ناقل أو وكيل أو شركة نقل بري أو مستودع. وتسجيلها يفعل أمرين: يُدخل المستحق إلى الدفاتر، ويربط التكلفة بالشحنات التي تخصّها، فتعرف إن كانت تلك الشحنات ربحت.

والثاني هو ما يسهل تخطيه ويَغلى ثمن تخطيه.

إنشاء فاتورة مورّد

المصروفات ← فواتير المورّدين ← جديد.

أدخل رقم فاتورة المورّد وتاريخها كما هما مطبوعان بالضبط. فهما ما تذكره في أي استفسار، وما يُطابَق مع كشف حسابه، وما يمنع إدخال الفاتورة نفسها مرتين.

البنود — توزيع التكلفة

قيمة فاتورة المورّد في بنودها. وكل بند يربط جزءًا من الفاتورة بعمل:

فاتورة ناقل واحدة تغطي عشرين شحنة ينبغي إدخالها كعشرين بندًا لا بندًا واحدًا. والقيام بذلك على وجهه هو ما يجعل ربحية الشحنة حقيقية لا نظرية — فالتكلفة الإجمالية القابعة بلا شحنة تكلفة لا يستطيع أحد نسبتها، وستشوّه بهدوء كل رقم هامش تُنتجه.

المطابقة مع ما توقعته

البنود ليست نصًا حرًا. فكل بند يجب أن يطالب ببند رسم متاح من عرض السعر لشحنته وكود رسمه، والنظام يفرض ذلك:

والرسالة الثانية هي التي ستقابلها أكثر، ولها سببان مختلفان تمامًا. فإما أن شيئًا لم يُسعَّر لذلك كود الرسم على تلك الشحنة — أي أن التكلفة لم تكن متوقعة — أو أنه سُعِّر وأخذته فاتورة مورّد سابقة. ابحث عن فاتورة سابقة قبل إضافة بند مسعَّر.

قاعدة البند الواحد لكل زوج تهمّ حين يطالب مورّد بالرسم نفسه مرتين على مستند واحد — رحلتا نقل بري على شحنة واحدة مثلًا. فلا يمكن إدخالهما كبندين بكود الرسم نفسه. إما أن تجمعهما في بند واحد، أو تستخدم أكواد رسوم متمايزة تعكس ما حدث فعلًا.

وحيث يُسعَّر رسم بـW/M × الأيام، يُفحص المبلغ مقابل الرقم المتوقع ويُرفض الاختلاف مع عرض الرقمين. وتلك ضابطة حقيقية لا عائق: فهي تعني أن المورّد طالب بحجم مختلف أو عدد أيام مختلف عمّا على الشحنة، وأحدكما مخطئ.

وبمجرد المطالبة، يسجّل بند الرسم بند المصروف الذي يدعمه — وهو ما يجعل المسعَّر مقابل الفعلي مرئيًا بدل أن يكون تمرينًا يدويًا. راجع تسعير عرض السعر.

بنود المصروف تُقفَل عند الربط

بند المصروف المرتبط ببند رسم لا يقبل التعديل ولا الحذف — "Cannot update expense line linked to quotation charge line". اكسر الرابط على مستوى الفاتورة بدل محاولة تعديل البند.

الحالة

المعلّقة هي الحالة الوحيدة القابلة للتعديل

لا تُعدَّل فاتورة المورّد إلا وهي معلّقة — "Vendor invoice can only be updated while in PENDING status (current: …)". والأمر نفسه للحذف: "Only PENDING vendor invoices can be deleted; unsubmit first."

فتسلسل تصحيح فاتورة مُرسلة هو إلغاء الإرسال، ثم التعديل، ثم إعادة الإرسال — لا التعديل في مكانها، ولا الحذف وإعادة الإدخال. فإن وجدت نفسك عاجزًا عن تغيير فاتورة، فراجع حالتها قبل استنتاج أنها مشكلة صلاحيات.

ارفض بدل الحذف للفاتورة المتنازع عليها. فالفاتورة المرفوضة بسببها المسجّل دليل في النزاع؛ والمحذوفة حجة لا يمكنك كسبها.

يجب أن يقع تاريخ الفاتورة في فترة مفتوحة

"The invoice date falls within or before a closed accounting period. Update the invoice date to an open month."

لاحظ داخل أو قبل: فلا يكفي أن يكون الشهر مفتوحًا — بل يجب أن تكون كل الشهور حتى ذلك مفتوحة. والفاتورة المتأخرة عن شهر مغلق لا يمكن تأريخها بأثر رجعي ببساطة. إما أن تُسجَّل في الفترة المفتوحة الحالية، أو تُفتح الفترة عن قصد. راجع بنود رسوم عروض الأسعار والفترات المغلقة.

الاعتماد

الاعتماد هو نقطة الضبط. فالفاتورة المنقولة إلى مؤكّدة هي فاتورة وافق أحدهم على أنك مدين بها فعلًا — راجع أن البنود توزَّع على شحنات حقيقية وأن المبالغ تطابق المتوقع قبل الاعتماد.

نصائح عملية

• أدخل الفاتورة عند وصولها لا عند سدادها. فالمستحق غير المُدخَل التزام مجهول وشحنة تبدو أربح مما هي.
• وزّع كل بند على شحنة حيث توجد شحنة. فالتكاليف بلا وجهة تتراكم وتختفي.
• راقب العملة. فمورّد يطالب بالدولار مقابل عمل سُعِّر بالجنيه يخلق انكشافًا لا يظهر إلا عند تسجيل التكلفة على وجهها.
• لا تدع الاعتماد يصير شكليًا. فأشيع سبب لتكلفة غير قابلة للاسترداد في الشحن هو فاتورة مورّد اعتُمدت دون مراجعتها مقابل ما سُعِّر.

ذو صلة

• تكاليف نشأت ولم يطالب بها أحد بعد: بنود رسوم عروض الأسعار.
• نقد صُرف لمندوب ثم سُوِّي: طلبات صرف العُهد.

آخر تحديث ١٠ أغسطس ٢٠٢٦