طلبات صرف العُهد

العُهدة نقد يُصرف لشخص — عادةً مندوب تخليص — ليسدّد رسوم الموانئ والجمارك وما شابه في الموقع. وهي عملية على مرحلتين: تصرف مبلغًا تقديريًا، ثم تسوّيه لاحقًا مقابل ما أُنفق فعلًا.

وهذه من المواضع القليلة في النظام التي يغادر فيها المال قبل معرفة التكلفة، ولهذا فخطوة التسوية ليست اختيارية.

إنشاء طلب

المصروفات ← طلبات صرف العُهد ← إنشاء.

أنواع العُهد تشكّل النموذج

يُختار نوع العُهدة أولًا لأنه يهيّئ بقية النموذج. فالفئات المختلفة تحتاج سياقًا مختلفًا — قد يطلب أحدها نوع الشحن ونوع الشحنة والشحنة؛ وآخر سفينة أو رحلة أو بوليصة رئيسية أو حاوية.

فإن غاب حقل تتوقعه، فنوع العُهدة خاطئ. غيّره بدل الالتفاف حوله.

ويجب أن يكون النوع نشطًا: فغير النشط يُرفض بـ "Custody type … not found or inactive".

وحقوله المُعدّة مطلوبة فعلًا، على مستويين، والرسالة تذكر الحقل والنوع:

• مستوى الطلب — "… is required for custody type …"
• كل بند — "… is required on each line for custody type …"

والاشتراط على مستوى البند هو ما يُوقع الناس في طلب طويل: بند واحد ينقصه حاوية أو رحلة يمنع الإرسال كله.

البنود

كل بند رسم متوقع واحد:

سمِّ الرسوم كما سيسميها الإيصال. فالمندوب يعود بمستندات، والتسوية أسرع بكثير حين يقول البند والإيصال الشيء نفسه.

البنود يجب أن تتطابق مع الإجمالي

مجموع البنود يجب أن يساوي إجمالي العُهدة — "New lines total must be equal to custody total". فلا يمكنك تقديم طلب لا تجمع أجزاؤه إلى كله.

الحالة

التسوية

بمجرد عودة المندوب بتقريره، افتح الطلب واختر تسوية.

ولكل بند تسجّل المبلغ الفعلي بجوار قيمة الرسم التقديرية، ويحتفظ النظام بـالفارق. وتحمل التسوية ككل إجماليًا فعليًا مقابل إجمالي العُهدة.

أنواع بنود التسوية

البند المسوّى يسجّل ما آل إليه المصروف فعلًا:

• فاتورة مورّد — السداد يقابل فاتورة مورّد، ويذكر البند المورّد وفاتورة المورّد. راجع فواتير المورّدين.
• طلب سداد — السداد يقابل طلب سداد.

وهناك أيضًا علامة تسوية فارغة لبند لم يُنفق فيه شيء. وهذه ليست وسيلة راحة — بل هي البديل الوحيد عن ذكر فاتورة:

كل بند غير موسوم بتسوية فارغة يجب أن يذكر فاتورة مورّد — "Each line that is not empty reconcile must have vendorInvoiceId".

فالرسم الذي لم ينشأ يجب وسمه صراحةً بذلك. والصفر الصامت غير مقبول، وهو السلوك الصحيح تمامًا: إذ يُجبر على التمييز بين «لم يُنفق شيء» و«لم ننظر بعد».

الفحوص الثلاثة على بند فاتورة مورّد

والأول مساواة صارمة مقابل الفاتورة كاملة. فبند العُهدة لا يسوّي جزءًا من فاتورة مورّد — وإن سدّد المندوب نصف مطالبة مورّد نقدًا، فالفاتورة تحتاج تقسيمًا من جهة المورّد بدل تسويتها جزئيًا هنا.

والثاني يمنع استرداد تكلفة المورّد نفسها مرتين عبر طلبَي عُهدة، وهي الطريقة الكلاسيكية لانحراف تسوية النقد.

حراسة الحالة

الإجراءات تفحص الحالة الحالية، والرسائل تقول ذلك صراحةً: "Custody payment request is not pending" و*"Custody payment request is not submitted"*. فإن كان إجراء غير متاح، فانظر إلى الحالة قبل أي شيء آخر.

لماذا يهمّ عمود الفارق

الفجوة بين التقدير والفعلي هي الغرض من العملية كلها. فالتقدير الناقص المتكرر يعني أن المندوبين يقعون في العوز فتتوقف الشحنات؛ والزائد المتكرر يعني نقدًا قابعًا خارج الشركة.

راجع الفوارق حسب اسم الرسم عبر الوقت. فالرسم الذي يخرج دائمًا بالفارق نفسه تقدير ينبغي تصحيحه، لا مفاجأة تُستوعب كل شهر.

نصائح عملية

• سوِّ بسرعة. فالإيصالات تضيع، وذاكرة المندوب عن سداد جرى قبل ثلاثة أسابيع ليست دليلًا.
• لا تصرف عُهدة أخرى لمندوب لديه طلب غير مسوّى. فهكذا يتراكم النقد غير المتتبَّع.
• أرفق المستندات. فالتسوية سجل مالي وسيُنظر فيه مرة أخرى.
• اربط البند بفاتورة مورّد حيث توجد. فذلك يُغلق الحلقة بين النقد الخارج والتكلفة المسجَّلة، ويمنع الاعتراف بالتكلفة نفسها مرتين.

آخر تحديث ١٠ أغسطس ٢٠٢٦