إشعارات الدائن

إشعار الدائن يخفّض ما يدين به العميل مقابل فاتورة صدرت بالفعل. وهو الطريقة الصحيحة لتصحيح مطالبة زائدة، أو تطبيق خصم متفق عليه لاحقًا، أو عكس بند ما كان ينبغي المطالبة به.

والقاعدة وراءه: الفاتورة الصادرة مستند سلّمته لشخص. وتعديلها بأثر رجعي يجعل سجلاتك وسجلاته يختلفان، وحيث تكون قد قُدِّمت للضرائب يجعل سجلاتك خاطئة. أما إشعار الدائن فيُبقي المستندين سليمين ويسجّل التصحيح كحدث قائم بذاته.

إصدار إشعار

الفواتير ← إشعارات الدائن ← جديد. يُنشأ الإشعار مقابل فاتورة ويُبنى من بنودها.

وكل بند إشعار دائن يشير إلى بند فاتورة واحد ويحمل:

ويحمل الإشعار نفسه خصمًا إجماليًا ومجموعة بنوده.

أشعِر البند لا الإجمالي

لأن إشعارات الدائن قائمة على البنود، أشعِر البنود التي كانت خاطئة فعلًا. فالإشعار الإجمالي مقابل فاتورة يفقد المعلومة عن ما كان خاطئًا، وذلك يهمّ لسببين:

• الضريبة تُشعَر لكل بند بمعدله. والإشعار الإجمالي لا يمكن توزيعه صحيحًا.
• التحليل ينسب الإشعار إلى كود فوترة. والإشعارات التي لا يمكن نسبتها تُخفي أين يُفقد الهامش فعلًا.

فإن اعترض عميل على رسم غرامة تأخير، أشعِر بند غرامة التأخير. ولا تُشعِر بند الشحن بالقيمة نفسها لأنه أسهل.

الإشعارات الجزئية

لا يلزم أن يلغي إشعار الدائن بندًا كاملًا. فإشعار جزء من قيمة بند أمر طبيعي — تخفيض متفق عليه، أو بادرة حسن نية، أو سعر صُحّح نزولًا. أدخل المبلغ المُشعَر، لا قيمة البند كاملة.

ما هو مفروض

"exceeds remaining value" هي المهمة. فالفحص مقابل ما تبقّى على البند لا قيمته الأصلية — فالبند الذي أُشعر جزئيًا بإشعار سابق لا يقبل إلا الرصيد. فإن بدا رقم خاطئًا، فابحث عن إشعار سابق على الفاتورة نفسها قبل افتراض أن المبلغ مغلوط.

بمجرد الإرسال، يصير نهائيًا

حالتان تُغلقان الإشعار:

• "Credit note already published to Dynamics" — وصل إلى النظام المحاسبي.
• "Credit note already submitted to VAT portal and cannot be unsubmitted" — قُدِّم لمصلحة الضرائب، ولا طريق للعودة.

والثانية قاطعة بحكم التصميم. فإشعار الدائن المُقدَّم ضريبيًا مستند تحتفظ به المصلحة؛ وتصحيحه يعني مستندًا آخر لا تراجعًا.

قبل أن تُصدر إشعارًا

ثلاثة فحوص تمنع معظم إعادة العمل:

1. هل إشعار الدائن هو الأداة الصحيحة؟ فإن كانت الفاتورة أُرسلت إلى الشركة الخطأ كليًا، فقد يكون الحل إشعارها كاملةً وإعادة الفوترة على الطرف الصحيح بدل تعديل بند.
2. هل قُدِّمت الفاتورة ضريبيًا؟ إن لم تكن، ولم يُرسل شيء للعميل، فقد يكون تصحيح الفاتورة أبسط. وبمجرد تقديمها يصير إشعار الدائن الطريق الصحيح الوحيد.
3. هل التخفيض متفق عليه؟ فإشعار الدائن تنازل تجاري. وإصداره قبل أن يوافق العميل على المبلغ يميل إلى تحديد أرضية التفاوض.

حذف إشعار دائن

الحذف موجود لكن ينبغي حصره في الإشعارات الصادرة بالخطأ ولم تُقدَّم بعد لأي جهة. فبمجرد حمل الإشعار مرجعًا ضريبيًا أو محاسبيًا يصير جزءًا من السجل.

آخر تحديث ١٠ أغسطس ٢٠٢٦